Administrative Assistant

Job description

Resumo da posição A posição tem como principal responsabilidade conduzir as rotinas de Facilities e as atividades administrativas da planta de Extrema/MG, garantindo organização, controle e bom funcionamento dos serviços. Principais responsabilidades incluem Apoiar as rotinas administrativas da unidade, garantindo organização de documentos, informações, controles, agendas e prazos. Organizar reuniões, reservas de salas, eventos, auditorias, inspeções e visitas corporativas, providenciando materiais, equipamentos e suporte necessário.

Recepcionar e orientar visitantes, fornecedores e demais públicos externos, seguindo os procedimentos e o código de conduta da companhia. Suportar o controle de acesso e a gestão de terceiros junto ao RH. Suporte a organização de eventos junto ao RH e Excelência Operacional. Acompanhar as condições das de escritório, identificando necessidades de conservação, organização e manutenção e direcionando as demandas às áreas responsáveis.

Apoiar o acompanhamento dos serviços de Facilities, incluindo limpeza, coffees, paisagismo e demais serviços de apoio da unidade. Suporte na operação do refeitório e serviços de alimentação, mantendo interface com fornecedores e apoiando o acompanhamento da qualidade dos serviços prestados. Apoiar as demandas relacionadas à mobilidade e transportes, incluindo Uber for Business e táxi. Controlar materiais e insumos de escritório e copa, acompanhando estoque e necessidade de reposição.

Apoiar cotações, fornecedores, contratos, solicitações e pedidos de compra, recebimento de materiais, notas fiscais e acompanhamento de pagamentos (Serviços). Acompanhar fornecedores e prestadores de serviços referente a área de escritório, contribuindo para o cumprimento de prazos, qualidade dos serviços, SLAs e controles de custos. Elaborar apresentações, atualizar controles, indicadores e KPIs de gerenciamento da planta (incluindo BCOS).

Contribuir para a organização e conservação dos ambientes, seguindo boas práticas de 5S e os procedimentos internos. Qualificações Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Engenharias, Gestão Empresarial ou áreas correlatas. Experiência em ambiente industrial e vivência anterior com rotinas administrativas, facilities, gestão de fornecedores, compras e suporte operacional. Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel.

Desejável conhecimento em SAP. Inglês em nível intermediário a avançado, com capacidade de comunicação e conversação. Disponibilidade para atuação 100% presencial em Extrema/MG. Para candidaturas internas ter no minimo 1 anos de Barry Callebaut. Perfil que buscamos Buscamos um profissional organizado, proativo e responsável, com capacidade de estabelecer prioridades, boa comunicação e relacionamento interpessoal. É importante ter facilidade para trabalhar em equipe e interagir com diferentes áreas de suporte da operação industrial, além de possuir perfil analítico, habilidade para resolução de problemas e negociação com fornecedores.

Valorizamos também engajamento, criatividade e abertura para propor melhorias e novas soluções.