Scheduler im zentralen WFM (m/w/d) - 1030 Wien - Vollzeit

Job description

Als Scheduler im zentralen Workforce Management verantworten Sie alle operativen Prozesse der langfristigen Personaleinsatzplanung sowie die kurzfristige Disposition. Sie sind für die Erstellung, Pflege und Stabilität der Einsatzpläne sowie für die Sicherstellung der Dienstabdeckung bei kurzfristigen Änderungen verantwortlich und fungieren dahingehend als zentrale Ansprechstelle für das Branch-Management. Damit stellen Sie sicher, dass die richtigen Mitarbeiter*innen mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben eingesetzt werden, um Effizienz, Produktivität und die Mitarbeiter*innenzufriedenheit zu steigern.

Erstellung und Verwaltung der Personaleinsatzpläne für die zugeteilten Branches in enger Zusammenarbeit mit Branch Manager*innen und Supervisor*innen im Tagesgeschäft Veröffentlichung und Kontrolle der Dienstpläne gemäß internen Vorgaben, gültiger Gesetze und vereinbarter Fristen Einplanung von Abwesenheiten (bspw. Urlaub, Schulungen) sowie zusätzlichem Bedarf Identifikation von Trends im Dienstplan und Rückmeldung an den WFM-Lead zur Verbesserung der langfristigen Planung Verantwortung für den operativen Schichtplan vom Zeitpunkt der Ressourcenzuteilung bis zum Einsatztag Besetzung offener Schichten und Schließen von Lücken im Dienstplan bis zu zwei Wochen vor Einsatz Übernahme und Verantwortung des Ad hoc-Scheduling außerhalb der Normalarbeitszeiten in Form einer geplanten Rufbereitschaft Sicherstellung der vollständigen Schichtabdeckung bei kurzfristigen Änderungen (z.

B.

Krankheit, kurzfristige Kundenanforderungen) Kommunikation mit Einsatzkräften bei (kurzfristigen) Änderungen oder Lücken Prüfung und Freigabe von Zeitkarten, inklusive Klärung von Abweichungen

• Analyse der WFM-KPIs (insbesondere Urlaub und Krankenstand), Durchführung von regelmäßigen Reportings und Abstimmung mit den verantwortlichen Führungskräften Dokumentation von Ereignissen, insbesondere im Zuge der Rufbereitschaft, und
• Report an vordefinierte Stellen Allgemeine organisatorische Tätigkeiten wie Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Meetings, Erstellung von Statusberichten, Präsentationen, Reportings, Datenaufbereitungen usw.

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung Mehrjährige Berufserfahrung in der Dienstplanung und Personaleinsatzsteuerung Erfahrung im Nutzen von Planungsinstrumente und -systemen Grundlegende Arbeitsrechtskenntnisse, insbesondere in Bezug auf das Arbeitszeitgesetz in Österreich Versierter Umgang mit MS Office, fortgeschrittene Excel-Kenntnisse von Vorteil Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil Problemlösungskompetenz, Entscheidungskraft & Stressresistenz Strukturierte und lösungsorientierte Denkweise Ausgeprägte Leistungsbereitschaft, Hands-on Mentalität Effizientes Zeitmanagement, Fähigkeit zum Setzen von Prioritäten