Office Manager/Workplace Specialist

Job description

Do našeho týmu hledáme proaktivní, organizovaného a všestranného kolegu/yni na pozici Workplace Specialist . Budeš srdcem naší kanceláře – člověkem, který zajišťuje hladký každodenní chod týmu, vytváří příjemné pracovní prostředí a poskytuje klíčovou administrativní a organizační podporu našeho vedení (CEO a managementu).

Co od tebe očekáváme

• Podpora vedení (Assistant českého CEO & lokálního leadership týmu)

Správa kalendáře a schůzek

Efektivní plánování a koordinační podpora kalendáře CEO a členů vedení.

Organizování meetingů

Příprava agendy, domlouvání interních i externích schůzek. Účast na jednáních: Přítomnost na vybraných týmových a manažerských meetinzích, vedení agendy, body pro příští meetingy.

Podklady a prezentace

Příprava a grafická úprava podkladů, přehledů a prezentací pro vedení společnosti.

Workplace Management & Recepce Chod recepce

• Vedení a organizace agendy recepce, spolupráce s recepční.

Zásobování

Objednávání kancelářských potřeb, občerstvení a spotřebního materiálu do kanceláří.

Správa prostor

Kompletní péče o funkčnost a estetiku kanceláří.

Správa budovy

Komunikace s majitelem/správcem budovy, řešení oprav, údržby, vyúčtování a záležitostí spojených s nájmem.

Event Management & Firemní kultura Plánování akcí

• Organizace firemních akcí od A do Z – od pravidelných firemních snídaní a workshopů až po velké večírky, vánoční párty a teambuildingové akce.
• Finanční agenda & Globální komunikace Správa systému SAP Ariba: Zpracování nákupních požadavků, objednávek a agendy v interním finančním systému Ariba.

Interní komunikace

Každodenní koordinace a komunikace s centrálními/globálními týmy po celém světě.

Administrativa Datová schránka

• Kompletní správa a příjmy/odesílání zpráv z firemní datové schránky.

Qualifications

Co od tebe očekáváme

Praxe: Předchozí zkušenost na podobné pozici výhodou, nicméně není podmínkou.

Jazykové znalosti

Výbornou znalost češtiny (slovem i písmem) a plynulou angličtinu (B2/C1) pro denní komunikaci s mezinárodním týmem.

Organizační schopnosti

Vynikající time-management, schopnost stanovit si priority a multitasking.

Proaktivita a samostatnost

Schopnost přicházet s řešeními, dotahovat věci do konce a neztratit se při řešení neočekávaných situací.

Komunikační a reprezentační dovednosti

Příjemné a profesionální vystupování, empatii a diskrétnost.

IT dovednosti

Výhoda předchozí práce v Google Workspace prostředí (Gmail, Disk, Kalendář, Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Gemini), výhodou je zkušenost se systémem SAP Ariba a správy datových schránek. Řidičský průkaz: velkou výhodou.