合同管理助理（Contract Management Assistant)

Job description

一、岗位职责

• 合同签署管理 * 负责合同签署全流程管理，包括合同定稿确认、内部审批、用印申请、签署及返还等； * 跟进合同各方签署进度，确保合同按计划完成签署； * 负责合同签署文件、附件及相关商务文件的完整性检查； * 协调处理合同签署过程中出现的流程及文件问题。
• 合同归档与台账管理 * 负责已签署合同及相关文件的电子及纸质归档，确保合同资料完整、准确、可追溯； * 建立并维护合同管理台账，及时更新合同签署状态、合同金额、项目名称、合同期限等关键信息； * 对合同版本进行统一管理，避免错版、漏签及文件缺失； * 定期整理合同数据，为商务及管理层提供合同信息统计。
• 合同履约文件管理 * 跟踪合同签署后的重要文件及节点，包括PO、变更协议、补充协议、保函、付款文件、验收文件等； * 根据项目合同建立履约文件清单，并跟进相关文件的收集及归档； * 协助项目团队及时完成合同文件更新及留档。
• 内部流程协调 * 协调销售、商务、法务、财务、供应链及项目团队，推动合同审批及签署流程； * 跟进内部审批事项，及时提醒相关责任人完成审批； * 配合处理合同变更、补充协议及其他合同相关文件的内部流程。
• 合同数据及管理支持 * 定期输出合同签署及归档情况统计； * 协助建立合同管理标准流程、模板及操作指引； * 持续优化合同管理流程，提高合同签署及归档效率； * 完成部门安排的其他合同管理相关工作。

二、任职要求

* 本科及以上学历，法律、国际贸易、商务管理、行政管理等相关专业优先； * 1-3年合同管理、商务助理、项目管理或相关工作经验； * 工作细致、责任心强，具有较强的文件管理和流程跟进能力； * 具备良好的沟通协调能力，能够推动跨部门事项按时完成； * 熟练使用Excel、Word、PowerPoint等办公软件； * 具备基础的英文读写能力，有海外项目或英文合同管理经验优先； * 有新能源、储能、光伏、工程或设备行业合同管理经验优先。