Coordonnateur RH & Avantages Sociaux

Job description

Sous la responsabilité du gestionnaire paie et avantages sociaux, le spécialiste des avantages sociaux apportera son soutien à l'équipe des ressources humaines pour tous les employés situés au Canada, sur une série de processus RH tout au long du cycle de vie de l'employé. Ces processus comprennent, sans s'y limiter, le support administratif avec la gestion de l’ensemble des programmes et avantages sociaux (assurance groupe, fonds de pension, programme d’actionnariat, PAE etc…) l’entrée de données dans le système RH (HCM), ainsi que la gestion de la facturation des différents fournisseurs RH.

Le titulaire de ce poste clé travaillera en étroite collaboration avec le personnel des RH, les membres de nos centres d'excellence paie et avantages sociaux, les gestionnaires et les employés. Les fonctions de ce poste évolueront vers un soutien plus avancé en fonction des besoins de l'entreprise, l'efficacité et l'automatisation des services partagés des RH. Pour cette raison, le poste requiert des connaissances de base de l'expertise en RH ainsi qu'un sens aigu du détail et de la précision.

Responsabilités Primaires

Soutenir la gestionnaire, Paie et avantages sociaux, dans l’administration de l’ensemble des programmes d’avantages sociaux pour tous les employés situés au Canada. Les programmes sont notamment l’assurance collective, le régime de retraite, le programme d’actionnariat et le programme d’aide aux employés; Agir à titre de personne-ressource auprès des employés et répondre à leurs questions concernant les programmes d’avantages sociaux; Soutenir l’équipe de la paie dans la saisie des données et effectuer les suivis liés aux programmes d’avantages sociaux; Collaborer avec l’équipe des ressources humaines afin de résoudre les problèmes et les écarts transactionnels qui peuvent survenir; Anticiper les problèmes, les signaler au niveau approprié au besoin et assurer les suivis requis; Faire preuve d’un excellent sens des priorités et de l’organisation, détecter les erreurs et prendre les mesures correctives nécessaires; Effectuer le paiement des factures des fournisseurs pour le

Centre de services partagés – Paie et avantages sociaux, au moyen du système de comptes fournisseurs; Traiter certaines transactions liées aux employés dans le système de gestion du capital humain (HCM) pour l’ensemble des employés situés au Canada; Faire preuve de souplesse et assumer des responsabilités additionnelles en fonction de l’évolution des besoins de l’organisation ainsi que du développement des compétences et des capacités individuelles.

Qualifications

Technique en Ressources Humaines ou administration. Un à deux ans d'expérience directement liée à un rôle administratif pertinent. Une expérience professionnelle dans le domaine des ressources humaines, de la paie ou des avantages sociaux - un atout. Une expérience équivalente dans un domaine connexe peut être envisagée. Compréhension de base des politiques et procédures en matière de ressources humaines. Connaissances informatiques avérées comprenant la maîtrise de la correspondance par courrier électronique, du traitement de texte, la manipulation de feuilles de calcul et la navigation dans les systèmes. (Excel, Suite Google) .

Doit faire preuve de compétences efficaces en matière de communication orale et écrite, avec un bon vocabulaire, une bonne grammaire et une passion pour l'excellence du service à la clientèle dans un environnement multilingue. (français et anglais requis). Solides compétences interpersonnelles avec la capacité de communiquer avec tous les niveaux de personnel, ainsi qu'avec les fournisseurs et organisations externes. Capacité à travailler de manière autonome et à être responsable du respect des délais.

Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à être un joueur d'équipe flexible, qui peut facilement s'adapter au changement. Doit démontrer sa capacité à travailler dans un environnement d'équipe et sa volonté d'assumer facilement des responsabilités supplémentaires ou nouvelles. Doit avoir le souci du détail et de la précision, ainsi qu'une capacité avérée à maintenir la confidentialité des données et des informations sensibles.

Capacité à prendre des initiatives, à recommander des améliorations et à prendre des décisions justes et cohérentes qui s'alignent sur la stratégie et les valeurs de l'organisation et du département. Excellent sens de l’organisation. Bilinguisme est requis (Anglais et Français / répondre aux demandes au niveau canadien). CRHA/CPRH est un atout.

Environnement de travail

Poste permanent, à temps plein, du lundi au vendredi dont les horaires de travail sont de jours. Le titulaire du poste devra toutefois démontrer une certaine flexibilité sur ses horaires de travail, pour supporter l'organisation durant les périodes hautes en achalandage, le cas échéant. La formation pour ce poste sera en présentiel à notre bureau de Lévis, et la possibilité de travail hybride suivant la formation reposera dans les mains du gestionnaire.

Capacité à tolérer un environnement rapide et en constante évolution, dans lequel le travail en dehors des heures de bureau est périodiquement requis. Déplacements occasionnels selon les besoins. Doit réussir tous les examens préalables à l'embauche.

La pondération du poste est comme suit

60% gestion et administration des différents programmes d’avantages sociaux; 20% gestion des absences; 10% facturation et support administratif général; 10% d'entrées de données dans un système HCM.