Assistant(e) Administratif(ve) de Direction et d'Exploitation F/H

Job description

Rattaché(e) à notre Directeur d’Activité, vous aurez pour principales missions : Accueil & Support Direction : Gestion du standard, accueil des visiteurs, filtrage téléphonique et secrétariat de proximité. Événementiel & Réunions : Organisation des réunions, réservation de salles, commandes de repas et gestion des événements internes.

Relations Publiques

Gestion des attentions clients (cartes de vœux, cadeaux) et des calendriers.

Approvisionnements & Achats

Commandes de fournitures et gestion des stocks du quotidien (Lyreco, Nespresso, PSAL...).

Mobilité & Parc Auto

Réservation des déplacements (train, hôtel, véhicules) et suivi de la flotte automobile (entretien, assurances).

Administration & communication interne

Gestion du courrier/colis, affichages internes, équipements (IT, téléphonie, tenue INITIAL) et archivage DRIVE.

Facturation & Ventes

Émission de la facturation clients, gestion des contrats/conventions, avenants et révisions tarifaires.

Gestion Fournisseurs

Saisie des commandes et factures sur AGORA, traitement des litiges et relances.

Suivi Traçabilité

suivi et classement des Bordereaux de Suivi des Déchets (BSD).

Relais RH & Bien-être

Coordination RH de proximité, suivi des actions de bien-être (ostéopathe) et saisie des notes de frais.

Sécurité & Sinistres

Déclaration des accidents du travail (salariés/intérimaires sur Acciline), suivi des sinistres et tenue des registres obligatoires.

Animation QSE

Saisie et suivi des causeries sécurité sur le DRIVE.

Qualifications

Vous disposez de diverses expériences dans un poste similaire. Vous êtes organisé(e), autonome, rigoureux(se), et vous possédez un sens de la communication efficace et d’une bonne capacité d’adaptation. Une bonne maîtrise des outils informatiques (SAP, Suite Google) est souhaitée.