Auxiliar Administrativo Proyectos

Job description

Control documental

Organizar expedientes digitales por proyecto, mantener versiones y verificar que los documentos estén disponibles.

Seguimiento de compromisos

Actualizar matrices de pendientes, responsables, fechas límite y estados de atención.

Soporte a supervisores

Recopilar informes de campo, fotografías, actas y documentación de los supervisores.

Reportes de gestión

Consolidar información de los proyectos para reportes semanales y mensuales.

Gestión de reuniones

Coordinar reuniones, elaborar actas y realizar seguimiento de acuerdos.

Control de comunicaciones

Registrar cartas, correos relevantes, solicitudes y respuestas.

Apoyo administrativo

Gestionar solicitudes, órdenes de servicio, conformidades y documentación de facturación, según autorización.

Cierre de proyectos

Verificar que los expedientes, entregables y registros de cierre estén completos.

Apoyo Logistico

Realizar la solicitud de pasajes, materiales, EPP, etc. .

Qualifications

Técnico, egresado o estudiante de Administración, Asistencia Administrativa, Secretariado Ejecutivo, Gestión Empresarial o carreras afines. Deseable formación complementaria en gestión de proyectos, gestión documental o administración de obras.

Conocimientos informáticos Excel intermedio

filtros, tablas dinámicas, fórmulas de búsqueda y seguimiento de bases de datos. Word y PowerPoint para elaborar informes y presentaciones. Outlook, gestión de correos, reuniones y calendarios. Manejo de plataformas documentales y colaborativas, como SharePoint, Procore o Aconex, según las herramientas de la organización.