Assistant(e) Programme IT F/H

Job description

Assister l'équipe programme dans les domaines administratifs. Assurer un cadre de travail efficace pour l'ensemble de l'équipe programme (internes et prestataires).

Logistique

Pilote les aménagements du plateau en lien avec les moyens généraux. Veille au bon entretien du plateau et des salles de réunion. Assure l'approvisionnement des consommables nécessaires à l'équipe. Assure le relais avec les équipes SI pour la mise à disposition du matériel informatique (masterisation et démasterisation de PC) pour l'ensemble de l'équipe programme (internes et prestataires)

RH

Gère les entrées et sorties de personnel de l'équipe (internes et prestataires) et assure la gestion des PC. Organise la venue des visiteurs (outil Télémaque) et les accueille. Signale les risques SSE liés à l'aménagement du plateau. Propose et organise des évènements d'équipe sur le plateau.

Gestion de l'information

Assiste l'équipe programme dans l'administration du site Sharepoint de partage des documents du projet (gestion des accès, organisation des répertoires, rangement des documents). Assiste l'équipe programme dans les actions de communication (préparation et mise en forme des supports, diffusion).

Assistance à l'équipe programme

Assiste l'équipe programme dans l'organisation des réunions et la réservation des salles. Assiste l'équipe programme dans l'organisation des déplacements (outil Travelcash). Assiste l'équipe programme dans l'organisation des séminaires.

Gestion des achats

Prépare les demandes d'investissement dans l'outil AEI. Assure la saisie et le suivi des Demandes d'Achats dans l'outil Ariba. Assure la saisie et le suivi des Réceptions dans l'outil Ariba. Assure le suivi des Commandes dans l'outil Ariba. Traite les workflows de litige dans l'outil SAP/Cockpit. Poste basé à Malakoff (92), métro Plateau de Vanves. Déplacements ponctuels à Massy (91). Assistant(e) confirmé(e) (BAC+2), vous justifiez d'un minimum de 3 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) auprès d'un Directeur et/ou au sein d'une équipe.

Vous serez rattaché(e) au Directeur PMO du programme Sherman IT et au Responsable du pôle Administrif de la DSI, et serez amené(e) à travailler en réseau avec les autres assistant(e)s de l'entreprise. Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et avez le sens de la confidentialité. Vous faites preuve d'autonomie et savez faire respecter les consignes. Vous maîtrisez les outils informatiques (pack office, ARIBA, Sharepoint) et êtes prêt(e) à vous investir dans l'apprentissage de quelques outils spécifiques à Safran tels que TravelCash pour les déplacements et notes de frais, Télémaque pour les accès sites, AEI pour les demandes d'investissement).

Vous avez pu développer dans votre parcours votre capacité à traiter l'information, à assurer la gestion documentaire, la gestion des achats, mais aussi votre aptitude à la résolution de problèmes et à la prise de décision. Vous êtes disponible, réactif(ve), avec d'excellentes qualités relationnelles et le sens du service.