Керівник відділу діловодства

Job description

Overview Ми шукаємо досвідченого та проактивного асистента, який забезпечуватиме високий рівень адміністративної підтримки Генерального директора та Лідерської команди, а також очолить адміністративну функцію компанії. На цій посаді ви будете відповідати за організацію роботи офісу, управління адміністративними процесами, координацію документообігу, взаємодію з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також розвиток команди адміністративної підтримки.

Responsibilities

1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу Організовує наради та зустрічі. Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій 2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди) Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг) Координує функціонування рецепції та офісних сервісів 3. Управління документообігом і адміністративними процесами Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування) Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур 4. Управління командою адміністративної підтримки Керує командою відділу загального діловодства (секретарі) Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії Qualifications Вища освіта 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative

Support Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team) Вільне володіння українською мовою, англійська — upper- intermediate