Biroja administrators(-e)/ Office Receptionist

Job description

Galvenie darba pienākumi

Nodrošināt ikdienas darbu Evolution recepcijā. Sagaidīt un apkalpot apmeklētājus, kā arī nepieciešamības gadījumā novirzīt viņus pie atbilstošā uzņēmuma darbinieka. Apstrādāt ienākošo un izejošo korespondenci atbilstoši uzņēmuma noteiktajai kārtībai, parakstīties par piegādēm, saņemt, reģistrēt un nosūtīt pastu un kravas uzņēmuma struktūrvienībām vai sadarbības partneriem. Pārvaldīt biometrisko (pirkstu nospiedumu) sistēmu, taksometru pakalpojumus un apmeklētāju reģistrācijas sistēmu, kā arī reģistrēt apmeklētājus atbilstoši uzņēmuma noteiktajai kārtībai.

Sadarboties ar apsardzes komandu. Koordinēt un uzturēt administratīvo uzskaiti, tostarp darbinieku, viesu un apakšuzņēmēju autostāvvietu uzskaiti u. c. Nodrošināt visu uzņēmuma politiku, procedūru un vadlīniju ievērošanu. Palīdzēt plānot un sagatavot sanāksmes, konferences un konferences zvanus, kā arī nodrošināt nepieciešamo biroja piederumu pieejamību sanāksmju telpās. Risināt klientu sūdzības un problēmsituācijas. Koordinēt un uzraudzīt piegādātāju darbu.

Palīdzēt veikt ikdienas iepirkumus. Veikt citus tiešā vadītāja uzticētos pienākumus.

Key responsibilities

Manage daily work at Evolution reception. Greet, assist, and/or direct the public to the appropriate host employee. Deal with incoming/outgoing correspondence in line with the policy, sign for deliveries, receive/register and send mail and cargos from/to company parties or partners. Manage Biometric (finger-print) system, taxi service, visitors’ sign-up system, and register visitors in line with the policy. Cooperate with Security.

Coordinate and maintain administrative records such as staff parking, parking for guests and subcontractors etc. Ensure compliance with all company policies, procedures, and guidelines. Assist in the planning and preparation of meetings, conferences, and conference telephone calls, ensure availability of office supplies in meeting rooms. Deal with customer complaints or issues. Manage and supervise suppliers. Assist with daily purchases.

Other direct managers assigned duties.

Qualifications

Prasības kandidātiem

Vidējā izglītība. Teicamas latviešu un angļu valodas zināšanas; krievu valodas zināšanas tiks uzskatītas par priekšrocību, darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem. Augsta atbildības sajūta, punktualitāte, precizitāte, elastība un uzmanība detaļām. Spēja precīzi izpildīt Biroja administrācijas norādījumus un uzticētos darba uzdevumus.

Taktiskums un diskrētums darbā ar konfidenciālu informāciju. Spēja veikt vairākus uzdevumus vienlaikus, pielāgoties darba situācijām un strādāt dinamiskā, pastāvīgi mainīgā darba vidē. Spēja strādāt gan patstāvīgi, gan komandā. Labas komunikācijas prasmes.

Qualifications

Secondary education. Fluent knowledge of English and Latvian; Russian will be considered as an advantage, for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments. High sense of responsibility, punctuality, accuracy, flexibility and attention to details. Ability to accurately fulfill the Office Management orders and work tasks. Tact and discretion for dealing with confidential information.

Multitasking - adaptable approach to work, the ability to work with fast-paced, ever changing environment. Ability to work independently and in a team. Good communication skills.