Recepcionista

Job description

Recibir, asistir y/o dirigir a todos los visitantes, incluidos clientes, recién llegados, clientes y proveedores, hacia los empleados anfitriones. Asegurarse de que el área de recepción esté siempre ordenada y limpia. Actualizar calendarios y programar reuniones. Organización de visitas/reuniones de la alta dirección. Reservaciones aleatorias. Correspondencia entrante y saliente. Gestión del reciclaje y creación de un entorno ecológico.

Servicios de taxi relacionados con la oficina y traslados. Programación de música en la recepción y el comedor (si aplica). Preguntas diarias de seguridad, cooperación con los guardias de seguridad. Pedir suministros para la oficina principal y mantener el stock. Mantenimiento diario del sistema Swiped On. Monitoreo de tickets en JIRA, reasignación. Flujo de documentos para correos entrantes/salientes y carga (Correo Postal, servicios de mensajería internacional).

Sistema de acceso por huella dactilar Bio Star, Tarjetas de Acceso, control de archivos de renuncia/ administración de archivos según las necesidades de la Gestión de la Oficina. Asistir a otro personal administrativo con trabajo adicional, incluida la elaboración de documentos, entrada de datos e investigación. Proyectos adicionales basados en las necesidades de la Gestión de la Oficina. Desempeñar sus funciones de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos por la empresa.

Cumplir con la Política Interna e instrucciones. Cumplir con las obligaciones laborales de manera adecuada, de alta calidad y oportuna. Asegurar el cumplimiento y la exactitud de la información proporcionada. Ejecución oportuna de cualquier otra tarea razonable proporcionada por el Gerente Directo dentro de la posición ocupada. Reemplazar a los colegas durante sus vacaciones, licencias por enfermedad y otras ausencias, siempre que el reemplazo se realice durante el horario laboral y no se considere trabajo adicional.

Asistir plenamente a las capacitaciones y talleres necesarios para las asignaciones de trabajo según el plan de desarrollo y la solicitud del Gerente Directo. Cuidar los recursos y artículos de trabajo asignados. Realizar actividades relacionadas con la seguridad personal. Solicitar al gerente que proporcione asignaciones de trabajo precisas y oportunas y asegurar los recursos necesarios para la ejecución de responsabilidades y tareas laborales.

Proporcionar al gerente propuestas para la mejora del trabajo.

Qualifications

Educación secundaria. Preferiblemente educación superior. Inglés fluido (verbal y escrito). Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Alto sentido de responsabilidad, puntualidad, precisión y atención a los detalles. Capacidad para cumplir con precisión las órdenes y tareas de gestión directa. Tacto y discreción para manejar información confidencial.

Multitarea

enfoque flexible y adaptable al trabajo, capacidad para trabajar en un entorno acelerado y en constante cambio. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. Al menos 1 año de experiencia en gestión, servicio al cliente, administración o cualquier otro campo relacionado.